Dans le domaine de la gestion de projet, et dans bien d’autres disciplines, votre principal objectif est de commencer votre journée par la tâche la plus importante, même si elle semble être la plus difficile. Comme l’a dit l’auteur Stephen R. Covey, « La clé du succès ne consiste pas à fixer des priorités pour ce qui est inscrit à votre emploi du temps, mais plutôt à programmer vos priorités ».

Vous avez probablement entendu le nom de Charles Schwab, entrepreneur et président de la Bethlehem Steel Corporation qui, au début du XXe siècle, était le plus grand constructeur naval et le deuxième producteur d’acier des États-Unis.

Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est que Schwab cherchait avec obsession un moyen d’avoir l’avantage sur ses concurrents, à tel point que Thomas Edison l’a un jour qualifié de « maître de l’arnaque ».

Un jour de 1918, dans son désir obsessif de maîtriser l’efficacité au sein de son équipe et à la suggestion de J.D. Rockefeller, Schwab a demandé à rencontrer un consultant en productivité très respecté et couronné de succès, Ivy Lee. Sa demande : « Comment faire plus en moins de temps? » Lee a alors répondu qu’il avait besoin de rencontrer chacun des cadres de Schwab pendant 15 minutes.

« Combien cela va-t-il me coûter? » demande Schwab.

Réponse de Lee : « Rien. Sauf si cela fonctionne. Au bout de trois mois, évaluez la valeur de mon travail en fonction de ce qu’il vous a rapporté et envoyez-moi un chèque au montant correspondant. »

Schwab a accepté. Au bout de quelques mois, il était tellement satisfait de l’amélioration de la productivité de son équipe qu’il a envoyé un chèque de 25 000 dollars à Lee, ce qui équivaut, en 2024, à plus de 400 000 dollars. Pas mal pour une journée de travail.

Quel est donc le secret de cette amélioration de la productivité et comment pouvez-vous en bénéficier?

On en revient à Stephen R. Covey : « La clé du succès ne consiste pas à fixer des priorités pour ce qui est inscrit à votre emploi du temps, mais plutôt à programmer vos priorités »

Méthode Ivy Lee

Pendant les 15 minutes qu’il a passées avec chaque cadre, Ivy Lee a recommandé la routine quotidienne suivante pour améliorer la productivité :

  • À la fin de chaque journée de travail, dressez la liste des six choses les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain.
  • Classez-les par ordre de priorité, mais limitez-les à six.
  • Au début de la journée suivante, concentrez-vous uniquement sur la première tâche. Terminez cette première tâche avant de passer à la seconde.
  • Abordez le reste de votre liste de la même manière. À la fin de la journée, déplacez les éléments inachevés vers la nouvelle liste de six tâches pour le lendemain.
  • Répétez ces étapes chaque jour.

Qu’est-ce qui fait que cette liste de choses à faire modifiée vaut son pesant d’or?

Simple = efficace

Cette méthode est extrêmement simple, mais c’est justement cette qualité qui la rend si brillante. La productivité a pour but de vous aider à devenir plus efficace. En trouvant des moyens de rationaliser les tâches avec un minimum d’interruptions, vous vous épanouirez. L’adoption de méthodes compliquées peut aller à l’encontre de l’objectif même que vous essayez d’atteindre. Les solutions complexes sont l’ennemi du progrès. Et oui, d’autres tâches urgentes se présenteront. Traitez-les comme il se doit, mais revenez à votre liste de priorités.

Se concentrer sur les priorités

Être multitâche comporte ses avantages, mais la plupart des tâches requièrent toute votre attention. La concentration est souvent l’élément le plus important pour faire avancer les choses. La stratégie d’Ivy Lee pourrait facilement s’appliquer à cinq ou sept tâches. La magie de cette stratégie consiste à canaliser votre attention et à limiter ce qui requiert votre attention. Elle permet d’éliminer le superflu et de mettre l’accent sur les tâches que vous jugiez d’abord essentielles pour gagner votre journée et obtenir le meilleur retour sur votre investissement en temps.

Éliminer la procrastination

Lorsque vous commencez votre journée, votre principal objectif devrait être de vous préparer à réussir. Regarder une liste de plus de 25 tâches est accablant, et même si vous voulez commencer, vous finirez souvent par être fatigué de prendre des décisions. Notre cerveau risque alors de chercher des distractions pour éviter de se mettre au travail (les médias sociaux, par exemple). Mais avec une liste de tâches bien conçue et limitée, vous pouvez profiter de votre journée et vous concentrer sur ce qui est le plus important pour vous, sans avoir à vous battre pour commencer votre journée de travail.